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件管理系統(Document Management System, DMS)
是⼀種⽤於存儲、管理和追蹤電⼦⽂件(如電⼦⽂檔)的軟體系統。這類系統主要⽬的是幫助⽤⼾⾼效地組織、查找和管理⼤量的⽂檔和資料。
1. 存儲管理:
提供一個中央存儲庫來保存所有文件,支持各種文件格式。
2. 版本控制:
追蹤文件的歷史版本,允許用戶訪問舊版本並了解文件的修改歷程。
3. 訪問控制:
設定不同的權限給不同的用戶或組,控制誰可以查看、修改或刪除文件。
4. 檢索功能:
提供強大的搜索工具,便於快速找到所需文件。
5. 審計追蹤:
記錄誰何時訪問過文件,對文件進行了什麼操作,以增強文件的安全性和合規性。
6. 自動化工作流:
整合業務流程,如文件審批、分發和匯報,自動化這些過程以提升效率。
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